RANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKU CADANG












Disusun Oleh:

Amin Rois                               (11140910000003)
Fajar Nugraha Wahyu             (11140910000013)
Prasetyo                                  (11140910000024)



Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Fakultas Sains dan Teknologi
Teknik Informatika
2016








Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas dan efisiensi yang tujuannya adalah memberikan kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi yang akurat, cepat dan tepat. Salah satunya adalah bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi yang baik sangat dibutuhkan, seperti informasi mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat menjadi kendala dalam pengembangan usaha apabila informasi tersebut tidak tertata dengan baik. Seperti yang dialami oleh bengkel Ahass Yanen Motor, dimana pengolahan informasi masih dilakukan secara manual baik suku cadang, transaksi ataupun pembuatan laporan.Kesulitan dalam mendata persediaan suku cadang yang akurat serta pembuatan laporan adalah beberapa permasalahan yang terjadi.

Oleh karena itu, maka penulis merancang sistem penjualan suku cadang dan servis pada bengkel ahass . Agar kedepannya proses servis dapat berjalan dengan baik dan efisien sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai. Dimana masalah yan sering ditemui yaitu Data persediaan suku cadang yang tidak akurat, perkiraan biaya penggantian suku cadang yang kurang jelas, tidak terdatanya pelanggan yang melakukan servis untuk dijadikan acuan berapa banyak pelanggan bengkel baik pelanggan lama maupun baru, pembuatan laporan yang kurang efektif, yang cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya, penyimpanan data yang tidak baik sehingga kerap terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam pencarian. Maka dari itu perlu dibuatnya sistem yang mampu memberikan informasi suku cadang yang akurat, memberikan perkiraan biaya suku cadang yang jelas, data pelanggan baik lama maupun baru tertata dengan baik. Pembuatan laporan yang cepat, tepat dan akurat sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan, serta membuat data yang tersimpan dengan baik dan rapi.

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi pengambilan keputusan mengenai jumlah dan karakteristik SDM yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan yang ada di organisasi atau perusahaan (Rao, P. Subba. 2010: 78). Perencanaan yang dilakukan juga harus sesuai dengan upaya pencapaian tujuan dari organisasi atau perusahaan (parmar, jai singh & Singla, Munish. 2012). Oleh karena itu, perencanaan SDM yang dilakukan pengelola Bengkel AHASS YANEN MOTOR JALAN RUKO RENI JAYA PAMULANG dengan mempertimbangkan kebutuhan personel yang harus ada. Personel yang harus ada yaitu front office yang juga sebagai kasir, kepala bengkel , manajer serta mekanik. Yang dimana kami pembuat sistem terdiri dari tiga orang yang bersama – sama membangun sistem ini dari segi front end dan back end.

            Pembuatan laporan perencanaan ini kami targetkan selesai dalam satu minggu dimulai dari tanggal 29 Desember 2015 dan akan selesai pada 5 Januari 2016.  Sedangkan untuk pembuatan sistem ini akan kami rencanakan selanjutnya yang kami perkirakan sistem ini diselesaikan dalam 3-4 bulan. Untuk lebih jelas poses pengerjaan kami, kami membuat table proses pengerjaan dibawah ini.

3. ANALISA KEBUTUHAN
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang kami bahas, maka kami membatasi ruang lingkup pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta pembuatan laporan. Maka dari itu kami hanya membahas sampai pembuatan laporan pembayaran.

Kebutuhan Fungsional
Agar sistem yang kami buat berjalan sesuai rencana dan rancangan kebutuhannya yaitu Personal Komputer (PC)  atau laptop karena agar lebih praktis dan lebih mudah diolah datanya. Kemudian koneksi internet ataupun LAN yang memungkinkan komunikasi data di dalam perusahaan bengkel ini. Sehingga tidak perlu menggunakan banyak kertas untuk menghubungkan satu actor ke actor lainnya. Untuk lebih mempermudah dalam perancangan sistem ini kami juga membutuhkan beberapa data pembayaran bengkel yang sebelumnya menggunakan manual.
  • Fungsi Login untuk hak akses pemilik bengkel , kasir hak akses ini dapat memasuki system sesuai dengan apa yang sudah didaftarkan sebelumnya
  • Fungsi pengolahan data pelanggan dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat menginput data diri pelanggan yang ingin menservis atau membeli suku cadang saja.
  • Fungsi pengolahan data mekanik dilakukan oleh kepala mekanik fungsi ini dapat memilih mekanik yang akan menangani seorang pelanggan sesuai dengan keahliannya
  • Fungsi pengolahan data stok barang dan kepegawaian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini mengatur stok barang dan data – data pegawai bengkel.
  • Fungsi pengolahan transaksi dilakukan oleh kasir sepenuhnya fungsi ini dapat mengatur aktivitas transaksi antar penggan dan bengkel dan kemudian dibuat laporannya
  • Fungsi pencarian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat dilakukan untuk mencari barang yang dipesan oleh pelanggan

Kebutuhan Non – Fungsional
            Operasional :
-          Menggunakan OS windows minimal XP
-          Menggunakan computer minimal Pentium IV
-          Kebutuhan RAM 512 MB dan harddisk 10 gb
-          Printer dan barcode scanner
Keamanan
-          Sistem ini dilengkapi database yang diamankan oleh password
-          Sebaiknya dilengkapi CCTV dibagian gudang penyimpanan suku cadang dan di depan bengkel untuk keamanan.
Waktu Respon
Kami rancang waktu respon system ini hanya 5 menit sehingga kepuasan pelanggan bisa kita capai. Waktu respon ini belum termasuk waktu menunggu antrian servis

Sistem ini dirancang untuk mengefisienkan kerja dari bengkel sehingga lebih cepat dan data – data bengkel aman dan rapi. Maka dari itu butuh input untuk memasukan data ke sistem yaitu keyboard dan mouse piranti masukkan untuk input data pelanggan atau suku cadang. Kemudian untuk input  butuh barcode scanner berfungsi menscan data – data suku cadang yang masuk dan memberikan harga kepada suku cadang itu. Agar data yang diberikan lebih transparan kepada pelanggan. Input berupa data pelanggan , data pegawai, data barang , faktur – faktur pembelian barang, kwitansi dari pihak luar, dan faktur dan order penjualan juga termasuk input didalam system ini. Di Input ini akan dibuat form pengisian untuk pendaftaran pelanggan.
Kemudian untuk piranti output yang dibutuhkan yaitu monitor untuk menampilkan data di front office / kasir dan untuk pelanggan juga agar bisa melihat rincian biaya servisnya. Dan juga yang dibutuhkan printer untuk mencetak bon / nota untuk pelanggan dan untuk mencetak data – data lainnya. Output ini berupa tanda terima pembayaran untuk pelanggan, laporan penjualan, laporan data – data bengkel baik sederhana maupun terperinci untuk berkas perusahaan.

Software yang digunakan untuk membangun sistem ini :
-          Microsoft Word 2010 Untuk menyusun laporan perancangan system.
-          Microsoft Visio 2007 untuk membuat diagram perancangan
-          Sublime Text 3 untuk koding aplikasi
-          Adobe Dreamweaver untuk mendesain tampilan system yang kami buat
-          Xampp untuk localhost pengujian karena sistem yang akan dibuat akan berbasis web
-          Browser untuk membuka web system yang kami buat.
           


Struktur organisasi








Gambar 1. Struktur Organisasi

Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi tempat yang diteliti,terdapat 4 jabatan didalamnya, antara lain : Pemilik Bengkel, front office, kepala mekanik, dan mekanik

Prosedur kegiatan yang dilakukan oleh AHASS Yanen Motor Pamulang dalam sistem penjualan dan servis yaitu:
Pelanggan membawa sepeda motor ke bengkel dan akan diterima oleh front office. Apabila pelanggan dengan sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan buku kpb kepada front office dan front office menanyakan keluhan yang dialami oleh pelanggan dan mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda motor. Apabila pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama atau diluar dari masa garansi servis maka front office langsung menanyakan dan mencatat keluhan sebagai informasi yang digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda motor.
Setelah mekanik melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang, front office akan melakukan perhitungan akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik. Selanjutnya front office akan memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayarkan, setelah pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan tanda bukti pembayaran oleh front office.

Front office akan membuat laporan harian, laporan yang dibuat akan diserahkan kepada pemilik bengkel.

a.  File Master dipegang oleh actor Frontdesk
Gambar 2. Use Case File Master

Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2) adalah tugas -tugas utama dalam aplikasi domain sistem file master, yaitu : front office dapat mengentry data motor, data sukucadang, data pelanggan, data pegawai, dan stok barang dan memberikan sparepart yang diminta oleh montir jika ada sparepart pelanggan yang harus diganti.

b. File Transaksi

Gambar 3. Use Case File Transaksi

            Berikut (lihat Gambar 3) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem file transaksi, yaitu : Kasir dapat merinci biaya servis kemudian cetak pembayaran, dan entry nota. Hasil ini merupakan output dari proses servis dimana pelanggan melakukan pembayaran dan membayar kebagiannya yaitu Kasir.

c. Staff Mekanik / Montir



Gambar 4. Use Case Staff Mekanik

Berikut (lihat Gambar 4) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem, yaitu : Staff mekanik yang berrisikan seorang kepala mekanik dan beberapa orang mekanik. Dimana Seorang kepala mekanik dapat melihat history data si pelnggan jika pelanggan itu sudah pernah servis di bengkel ini. Kepala mekanik juga bisa menunjuk mekanik mana yang akan mengani keluhan pelanggan berdasar keluhan yang dia dengarkan dari pelanggan. Lalu ada Mekanik / montir inti dari bengkel adalah seorang mekanik, dapat menangani keluhan pelanggan tadi dan bisa juga mengganti spare part yang juga menginfokan kepada pelanggan ada sparepart yang harus diganti.











c. Database
Gambar 5. Use Case Database

Berikut (lihat Gambar 5) adalah Database system berfungsi untuk menyimpan data pelnggan,barang,pegawai dan kendaraan beserta stok barang yang ada di bengkel ini. Data yang diinput front office ini langsung disimpan ke database perusahaan bengkel ini.









d.      Pelanggan Bengkel


Gambar 6. Use Case Pelanggan


Berikut (lihat Gambar 6) adalah use case pelanggan dimana pelanggan pertama daftar dahulu untuk mendapatkan antrian di front office kemudian bisa menyampaikan keluhan tentang kendaraannya, dapat meminta informasi sparepart yang akan diganti kepada front office untuk mengetahui harga dan lain - lain. . dan kemudian membayar biaya servis ke kasir.

e.       Pemilik Bengkel

Drawing8.jpg

Gambar 7. Use Case Pemilik Bengkel
Berikut (lihat Gambar 7) adalah use case pemilik bengkel yang bisa melihat berbagai laporan seperti laporan transaksi , laporan service dan laporan stok.



Gambar 7. Use case diagram yang telah disatukan

Berhubungan sesuai dengan fungsinya Use case ini belum menjelaskan lebih jelas alur dari systemini.Use case adalah bagian tingkat tinggi dari fungsionalitas yang disediakan oleh siste Dengan kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Untuk mengidentifikasi  use case dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan apa yang masing –masing actor kerjakan dalam sistem
Activity Diagram Pelayanan
Gambar 8. Diagram Use Case Extended

Activity Diagram atau diagram aktifitas adalah sebuah cara untuk memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dalam bentuk grafik (Sholiq,2006). Activity diagram digunakan untuk menggambarkan model proses bisnis secara sederhana. Diagram ini menunjukan langkah­langkah di dalam aliran kerja, titik­ titik keputusan di dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan masing­masing aktifitas, dan obyek­obyek yang digunakan dalam aliran kerja. Proses dimulai dari pelanggan yang dating dan mendaftar kemudian front desk mencatat data diri pelanggan yang mendaftar itu. Jika ada yang mendaftar maka front desk melakukan tugas itu jika bengkel sepi dan tidak ada yang mendaftar maka dia melakukan tugas lainnya yaitu menginput data barang , menginput data pegawai ( absen dan sebagainya) , menginput data kendaraan yang diservis atau telah diservis. Setelah pelanggan mendaftar maka dia akan mendapat nomor antrian. Jika dia sabar menunggu dia akan menyampaikan keluhannya kepada kepala mekanik, jika tidak maka proses selesai. Setelah kepala mekanik mendengarkan keluhan pelanggan,pertama dia mengecek apakah pelanggan ini baru atau tidak di history servis jika pelanggan lama dia melihat kebiasaan servis si pelanggan ini kemudian menunjuk montir yang biasa menangani. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru maka langsung dipilih montir yang menanagani keluhannya.    

Setelah montir mendapat kerjaan dan menangani keluhan jika ada kerusakan pada sparepart dan perlu diganti maka sparepart diganti tapi sebelumnya montir harus menginfokan kepada pelanggan apakah mau diganti atau tidak. Jika tidak ada kerusakan pada sparepart maka montir langsung mencatat hasil servisnya. Lalu pelanggan yang kendaraannya mengalami kerusakan sparepart dan harus diganti dia menanyakan ke frontdesk info harga dan lain sebagainya jika iya maka frontdesk memberikan barang yang diminta kepada montir. Maka secara otomatis data stok barang akan berkurang di database. Setelah proses servis selesai montir diharuskan mencatat hasil servisnya kemudian dilaporkan ke bagian kasir. Lalu kasir mengkalkulasi biaya servisnya mencetak nota yang akan diberikan kepada pelanggan kemudian pelanggan membayar tagihannya. Dan sampai sinilah system berakhir.

Drawing11.jpgY
 
Activity Diagram Pemilik Bengkel Drawing11.jpg
Gambar 9. Activity Diagram Pemilik Bengkel

Activity diagram bagian pemilik bengkel ini dimulai dari masuk ke database penyimpnan. Sistem selanjutnya akan memvalidasi lalu mengecek database yang diakses. Jika benar maka akan lanjut ke menu laporan dan bisa melihat laporan yang dipilih. Jika salah maka akan bali ke proses masuk database.




Use cases tersebut kemudian dijabarkan ke dalam diagram interaksi. Dalam penelitian ini, diagram interaksi yang digunakan adalah diagram sequence.
Sequence  diagram  menggambarkan  interaksi  antar  objek  di  dalam  dan  di  sekitar  sistem (termasuk pengguna,  display, dan sebagainya) berupa  message  yang digambarkan terhadap waktu. Sequence  diagram  terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek­objek yang  terkait).
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa use casedari sistem yang ada di dalam perusahaan dan digambarkan dengan sequence diagram.
Sequence diagram pemilik bengkel

Drawing7.jpg
Gambar 10. Sequence diagram pemilik bengkel
Sequence di atas menunjukkan proses untuk melihat laporan transaksi bengkel. Laporan berada dalam database dan tersimpan secara update. Pemilik melakukan pemilihan laporan yang sesuai lalu pemilik bisa melihat hasil laporan mingguan atau bulanan.
Sequence diagram Kepala Mekanik
Drawing5.jpg
Gambar 11. Sequence diagram Kepala Mekanik
            Sequence di atas menunjukkan proses kepala mekanik untuk menunjuk mekanik melakukan service kendaraan. Dalam alurnya kepala mekanik melihat dan menanyakan keluhan service kepada pelanggan. Lalu melihat data terakhir service pelanggan dalam sistem. Kemudian kepala mekanik menjuk mekanik yang tersedia untuk melakukan service.
Sequence diagram frontdesk

Drawing4.jpg
Gambar 12. Sequence diagram frontdesk
            Sequence di atas menunjukkan proses untuk frontdesk dimana terjadi inputan laporan mengenai penjualan suku cadang dan service, lalu memunculkan laporannya. Proses disini melakukan menu input dalam aplikasi dengan memilih jenis laporan lalu melakukan input. Setelah selesai melakukan inputan data disimpan dalam database, lalu laporan ditampilkan..
Sequence diagram Pendaftaran

Drawing1.jpg











Gambar 13. Sequence Diagram Pendaftaran
Sequence di atas menunjukkan proses pendaftaran pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan ini dengan mengisi form pendaftaran secara komputasi dimana data langsung di input di komputer oleh front office. Setelah proses semua selesai diinput, pelanggan mendapat nomor antrian untuk menunggu proses service kendaraan.




Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Drawing2.jpg
Gambar 14. Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Sequence di atas menunjukkan proses Pelanggan memilih kenis service yang diinginkan. Pelanggan membuat keluhan service ke front office lalu front office melihat di sistem data jenis service yang tersedia. Setelah data tampil pelanggan memilih  jenis service lalu front office memasukan input dan mencetak nota service.
Sequence diagram suku cadang
Gambar 15. Sequence diagram suku cadang
Sequence di atas menunjukkan proses untuk pemilihan suku cadang. Pelanggan melihat suku cadang yang tersedia di sistem , lalu pelanggan memilih suku cadang yang tersedia. Setelah memilih suku cadang pelanggan melakukan transaksi lalu mendapat suku cadang.
Gambar 17. Class Diagram

Gambar diatas merupakan gambar class diagram dari system yang kami rancang.  Kami memakai 6 class dimana ada class pelanggan yang menampung data – data pelanggan ,   class  sepeda motor yang didalamnya ada data – data motor  pelanggan yang diservis, ada class transaksi yang berisikan biaya yang harus dibayarkan untuk pelayanan servis  yang diambil dari class mekanik dan class barang. Kemudian  tentu ada class mekanik dimana class ini berisi data montir di dalam bengkel ini. Ada juga class barang yang berisikan barang – barang sparepart yang dijual di bengkel ini berikut julah stok dan harganya. Selanjutnya ada class pemilik bengkel yang berisik id_pemilik dan identitasnya yang bisa melihat laporan – laporan dari bengkelnya berdasar class nota. Dan yang terakhir ada  class nota berisikan jumlah pembayaran  yang diambil dari class transaksi ,class mekanik,class sepeda motor.
Berikut  class – class dari system ini :
Class pelanggan          : Primary Key  kd_plg:char
Class sepeda_motor     : Primary Key  nopol:char
Class mekanik             : Primary Key  kd_mk:char
Class transaksi             : Primary Key  kd_nota:char
Class barang                : Primary Key  kd_brg:char
Class nota                    : Foreign Key  kd_nota:char  dari class transaksi
Class pemilik bengkel : Primary Key  id_pemilik

Kesimpulan
Menurut Fajar Nugraha Wahyu sebagai salah satu penggagas system ini, setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan sukucadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih mempermudah dan memperlancar proses transaksi. Dengan proses komputerisasi mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan serta informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat, lengkap, dan dapat meminimalisir kesalahan. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya dokumen dapat diminimalisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera terpenuhi dengan lengkap dan akurat. Efektifitas dan efisiensi dalam proses administrasi penjualan sukucadang dan servis dapat tercapai. Kehilangan data bisa dikurangi karena data tersimpan dengan baik dikomputer.

Menurut  Prasetyo sebagai salah satu penggagas system ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan suku cadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih memperlancar dan mengefisiensikan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data transaksi apabila terjadi kesalahan perhitungan. Penyimpanan data yang terbilang aman karena sudah disimpan dalam database komputer sehingga kehilangan data tidak akan terjadi.

Menurut  Amin Rois sebagai salah satu penggagas system ini, Sistem penjualan suku cadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi mempercepat proses servis dan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data transaksi biaya servis sehingga gaji antar mekanik tidak tertukar. Penyimpanan data yang terbilang aman karena disimpan didatabase yang tak mungkin tercecer berantakan dan juga disertai laporan cetak kepada pemilik bengkel.

Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI, 2007
Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Nafarin, M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta : Salemba Empat, 2007.
Munawar.   Pemodelan   Visual   Dengan   UML. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
Yuswanto.  Pemrograman Dasar Visual Basic.Net 2005. Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.

RANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKUCADANG
STUDI KASUS AHASS YANEN MOTOR RENI JAYA PAMULANG










Disusun Oleh:

Amin Rois                               (11140910000003)
Fajar Nugraha Wahyu             (11140910000013)
Prasetyo                                  (11140910000024)



Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Fakultas Sains dan Teknologi
Teknik Informatika
2016








Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas dan efisiensi yang tujuannya adalah memberikan kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi yang akurat, cepat dan tepat. Salah satunya adalah bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi yang baik sangat dibutuhkan, seperti informasi mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat menjadi kendala dalam pengembangan usaha apabila informasi tersebut tidak tertata dengan baik. Seperti yang dialami oleh bengkel Ahass Yanen Motor, dimana pengolahan informasi masih dilakukan secara manual baik suku cadang, transaksi ataupun pembuatan laporan.Kesulitan dalam mendata persediaan suku cadang yang akurat serta pembuatan laporan adalah beberapa permasalahan yang terjadi.

Oleh karena itu, maka penulis merancang sistem penjualan suku cadang dan servis pada bengkel ahass . Agar kedepannya proses servis dapat berjalan dengan baik dan efisien sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai. Dimana masalah yan sering ditemui yaitu Data persediaan suku cadang yang tidak akurat, perkiraan biaya penggantian suku cadang yang kurang jelas, tidak terdatanya pelanggan yang melakukan servis untuk dijadikan acuan berapa banyak pelanggan bengkel baik pelanggan lama maupun baru, pembuatan laporan yang kurang efektif, yang cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya, penyimpanan data yang tidak baik sehingga kerap terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam pencarian. Maka dari itu perlu dibuatnya sistem yang mampu memberikan informasi suku cadang yang akurat, memberikan perkiraan biaya suku cadang yang jelas, data pelanggan baik lama maupun baru tertata dengan baik. Pembuatan laporan yang cepat, tepat dan akurat sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan, serta membuat data yang tersimpan dengan baik dan rapi.

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi pengambilan keputusan mengenai jumlah dan karakteristik SDM yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan yang ada di organisasi atau perusahaan (Rao, P. Subba. 2010: 78). Perencanaan yang dilakukan juga harus sesuai dengan upaya pencapaian tujuan dari organisasi atau perusahaan (parmar, jai singh & Singla, Munish. 2012). Oleh karena itu, perencanaan SDM yang dilakukan pengelola Bengkel AHASS YANEN MOTOR JALAN RUKO RENI JAYA PAMULANG dengan mempertimbangkan kebutuhan personel yang harus ada. Personel yang harus ada yaitu front office yang juga sebagai kasir, kepala bengkel , manajer serta mekanik. Yang dimana kami pembuat sistem terdiri dari tiga orang yang bersama – sama membangun sistem ini dari segi front end dan back end.

            Pembuatan laporan perencanaan ini kami targetkan selesai dalam satu minggu dimulai dari tanggal 29 Desember 2015 dan akan selesai pada 5 Januari 2016.  Sedangkan untuk pembuatan sistem ini akan kami rencanakan selanjutnya yang kami perkirakan sistem ini diselesaikan dalam 3-4 bulan. Untuk lebih jelas poses pengerjaan kami, kami membuat table proses pengerjaan dibawah ini.

3. ANALISA KEBUTUHAN
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang kami bahas, maka kami membatasi ruang lingkup pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta pembuatan laporan. Maka dari itu kami hanya membahas sampai pembuatan laporan pembayaran.

Kebutuhan Fungsional
Agar sistem yang kami buat berjalan sesuai rencana dan rancangan kebutuhannya yaitu Personal Komputer (PC)  atau laptop karena agar lebih praktis dan lebih mudah diolah datanya. Kemudian koneksi internet ataupun LAN yang memungkinkan komunikasi data di dalam perusahaan bengkel ini. Sehingga tidak perlu menggunakan banyak kertas untuk menghubungkan satu actor ke actor lainnya. Untuk lebih mempermudah dalam perancangan sistem ini kami juga membutuhkan beberapa data pembayaran bengkel yang sebelumnya menggunakan manual.
  • Fungsi Login untuk hak akses pemilik bengkel , kasir hak akses ini dapat memasuki system sesuai dengan apa yang sudah didaftarkan sebelumnya
  • Fungsi pengolahan data pelanggan dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat menginput data diri pelanggan yang ingin menservis atau membeli suku cadang saja.
  • Fungsi pengolahan data mekanik dilakukan oleh kepala mekanik fungsi ini dapat memilih mekanik yang akan menangani seorang pelanggan sesuai dengan keahliannya
  • Fungsi pengolahan data stok barang dan kepegawaian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini mengatur stok barang dan data – data pegawai bengkel.
  • Fungsi pengolahan transaksi dilakukan oleh kasir sepenuhnya fungsi ini dapat mengatur aktivitas transaksi antar penggan dan bengkel dan kemudian dibuat laporannya
  • Fungsi pencarian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat dilakukan untuk mencari barang yang dipesan oleh pelanggan

Kebutuhan Non – Fungsional
            Operasional :
-          Menggunakan OS windows minimal XP
-          Menggunakan computer minimal Pentium IV
-          Kebutuhan RAM 512 MB dan harddisk 10 gb
-          Printer dan barcode scanner
Keamanan
-          Sistem ini dilengkapi database yang diamankan oleh password
-          Sebaiknya dilengkapi CCTV dibagian gudang penyimpanan suku cadang dan di depan bengkel untuk keamanan.
Waktu Respon
Kami rancang waktu respon system ini hanya 5 menit sehingga kepuasan pelanggan bisa kita capai. Waktu respon ini belum termasuk waktu menunggu antrian servis

Sistem ini dirancang untuk mengefisienkan kerja dari bengkel sehingga lebih cepat dan data – data bengkel aman dan rapi. Maka dari itu butuh input untuk memasukan data ke sistem yaitu keyboard dan mouse piranti masukkan untuk input data pelanggan atau suku cadang. Kemudian untuk input  butuh barcode scanner berfungsi menscan data – data suku cadang yang masuk dan memberikan harga kepada suku cadang itu. Agar data yang diberikan lebih transparan kepada pelanggan. Input berupa data pelanggan , data pegawai, data barang , faktur – faktur pembelian barang, kwitansi dari pihak luar, dan faktur dan order penjualan juga termasuk input didalam system ini. Di Input ini akan dibuat form pengisian untuk pendaftaran pelanggan.
Kemudian untuk piranti output yang dibutuhkan yaitu monitor untuk menampilkan data di front office / kasir dan untuk pelanggan juga agar bisa melihat rincian biaya servisnya. Dan juga yang dibutuhkan printer untuk mencetak bon / nota untuk pelanggan dan untuk mencetak data – data lainnya. Output ini berupa tanda terima pembayaran untuk pelanggan, laporan penjualan, laporan data – data bengkel baik sederhana maupun terperinci untuk berkas perusahaan.

Software yang digunakan untuk membangun sistem ini :
-          Microsoft Word 2010 Untuk menyusun laporan perancangan system.
-          Microsoft Visio 2007 untuk membuat diagram perancangan
-          Sublime Text 3 untuk koding aplikasi
-          Adobe Dreamweaver untuk mendesain tampilan system yang kami buat
-          Xampp untuk localhost pengujian karena sistem yang akan dibuat akan berbasis web
-          Browser untuk membuka web system yang kami buat.
           


Struktur organisasi








Gambar 1. Struktur Organisasi

Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi tempat yang diteliti,terdapat 4 jabatan didalamnya, antara lain : Pemilik Bengkel, front office, kepala mekanik, dan mekanik

Prosedur kegiatan yang dilakukan oleh AHASS Yanen Motor Pamulang dalam sistem penjualan dan servis yaitu:
Pelanggan membawa sepeda motor ke bengkel dan akan diterima oleh front office. Apabila pelanggan dengan sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan buku kpb kepada front office dan front office menanyakan keluhan yang dialami oleh pelanggan dan mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda motor. Apabila pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama atau diluar dari masa garansi servis maka front office langsung menanyakan dan mencatat keluhan sebagai informasi yang digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda motor.
Setelah mekanik melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang, front office akan melakukan perhitungan akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik. Selanjutnya front office akan memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayarkan, setelah pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan tanda bukti pembayaran oleh front office.

Front office akan membuat laporan harian, laporan yang dibuat akan diserahkan kepada pemilik bengkel.

a.  File Master dipegang oleh actor Frontdesk
Gambar 2. Use Case File Master

Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2) adalah tugas -tugas utama dalam aplikasi domain sistem file master, yaitu : front office dapat mengentry data motor, data sukucadang, data pelanggan, data pegawai, dan stok barang dan memberikan sparepart yang diminta oleh montir jika ada sparepart pelanggan yang harus diganti.

b. File Transaksi

Gambar 3. Use Case File Transaksi

            Berikut (lihat Gambar 3) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem file transaksi, yaitu : Kasir dapat merinci biaya servis kemudian cetak pembayaran, dan entry nota. Hasil ini merupakan output dari proses servis dimana pelanggan melakukan pembayaran dan membayar kebagiannya yaitu Kasir.

c. Staff Mekanik / Montir



Gambar 4. Use Case Staff Mekanik

Berikut (lihat Gambar 4) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem, yaitu : Staff mekanik yang berrisikan seorang kepala mekanik dan beberapa orang mekanik. Dimana Seorang kepala mekanik dapat melihat history data si pelnggan jika pelanggan itu sudah pernah servis di bengkel ini. Kepala mekanik juga bisa menunjuk mekanik mana yang akan mengani keluhan pelanggan berdasar keluhan yang dia dengarkan dari pelanggan. Lalu ada Mekanik / montir inti dari bengkel adalah seorang mekanik, dapat menangani keluhan pelanggan tadi dan bisa juga mengganti spare part yang juga menginfokan kepada pelanggan ada sparepart yang harus diganti.











c. Database
Gambar 5. Use Case Database

Berikut (lihat Gambar 5) adalah Database system berfungsi untuk menyimpan data pelnggan,barang,pegawai dan kendaraan beserta stok barang yang ada di bengkel ini. Data yang diinput front office ini langsung disimpan ke database perusahaan bengkel ini.









d.      Pelanggan Bengkel


Gambar 6. Use Case Pelanggan


Berikut (lihat Gambar 6) adalah use case pelanggan dimana pelanggan pertama daftar dahulu untuk mendapatkan antrian di front office kemudian bisa menyampaikan keluhan tentang kendaraannya, dapat meminta informasi sparepart yang akan diganti kepada front office untuk mengetahui harga dan lain - lain. . dan kemudian membayar biaya servis ke kasir.

e.       Pemilik Bengkel

Drawing8.jpg

Gambar 7. Use Case Pemilik Bengkel
Berikut (lihat Gambar 7) adalah use case pemilik bengkel yang bisa melihat berbagai laporan seperti laporan transaksi , laporan service dan laporan stok.



Gambar 7. Use case diagram yang telah disatukan

Berhubungan sesuai dengan fungsinya Use case ini belum menjelaskan lebih jelas alur dari systemini.Use case adalah bagian tingkat tinggi dari fungsionalitas yang disediakan oleh siste Dengan kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Untuk mengidentifikasi  use case dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan apa yang masing –masing actor kerjakan dalam sistem
Activity Diagram Pelayanan
Gambar 8. Diagram Use Case Extended

Activity Diagram atau diagram aktifitas adalah sebuah cara untuk memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dalam bentuk grafik (Sholiq,2006). Activity diagram digunakan untuk menggambarkan model proses bisnis secara sederhana. Diagram ini menunjukan langkah­langkah di dalam aliran kerja, titik­ titik keputusan di dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan masing­masing aktifitas, dan obyek­obyek yang digunakan dalam aliran kerja. Proses dimulai dari pelanggan yang dating dan mendaftar kemudian front desk mencatat data diri pelanggan yang mendaftar itu. Jika ada yang mendaftar maka front desk melakukan tugas itu jika bengkel sepi dan tidak ada yang mendaftar maka dia melakukan tugas lainnya yaitu menginput data barang , menginput data pegawai ( absen dan sebagainya) , menginput data kendaraan yang diservis atau telah diservis. Setelah pelanggan mendaftar maka dia akan mendapat nomor antrian. Jika dia sabar menunggu dia akan menyampaikan keluhannya kepada kepala mekanik, jika tidak maka proses selesai. Setelah kepala mekanik mendengarkan keluhan pelanggan,pertama dia mengecek apakah pelanggan ini baru atau tidak di history servis jika pelanggan lama dia melihat kebiasaan servis si pelanggan ini kemudian menunjuk montir yang biasa menangani. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru maka langsung dipilih montir yang menanagani keluhannya.    

Setelah montir mendapat kerjaan dan menangani keluhan jika ada kerusakan pada sparepart dan perlu diganti maka sparepart diganti tapi sebelumnya montir harus menginfokan kepada pelanggan apakah mau diganti atau tidak. Jika tidak ada kerusakan pada sparepart maka montir langsung mencatat hasil servisnya. Lalu pelanggan yang kendaraannya mengalami kerusakan sparepart dan harus diganti dia menanyakan ke frontdesk info harga dan lain sebagainya jika iya maka frontdesk memberikan barang yang diminta kepada montir. Maka secara otomatis data stok barang akan berkurang di database. Setelah proses servis selesai montir diharuskan mencatat hasil servisnya kemudian dilaporkan ke bagian kasir. Lalu kasir mengkalkulasi biaya servisnya mencetak nota yang akan diberikan kepada pelanggan kemudian pelanggan membayar tagihannya. Dan sampai sinilah system berakhir.

Drawing11.jpgY
 
Activity Diagram Pemilik Bengkel Drawing11.jpg
Gambar 9. Activity Diagram Pemilik Bengkel

Activity diagram bagian pemilik bengkel ini dimulai dari masuk ke database penyimpnan. Sistem selanjutnya akan memvalidasi lalu mengecek database yang diakses. Jika benar maka akan lanjut ke menu laporan dan bisa melihat laporan yang dipilih. Jika salah maka akan bali ke proses masuk database.




Use cases tersebut kemudian dijabarkan ke dalam diagram interaksi. Dalam penelitian ini, diagram interaksi yang digunakan adalah diagram sequence.
Sequence  diagram  menggambarkan  interaksi  antar  objek  di  dalam  dan  di  sekitar  sistem (termasuk pengguna,  display, dan sebagainya) berupa  message  yang digambarkan terhadap waktu. Sequence  diagram  terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek­objek yang  terkait).
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa use casedari sistem yang ada di dalam perusahaan dan digambarkan dengan sequence diagram.
Sequence diagram pemilik bengkel

Drawing7.jpg
Gambar 10. Sequence diagram pemilik bengkel
Sequence di atas menunjukkan proses untuk melihat laporan transaksi bengkel. Laporan berada dalam database dan tersimpan secara update. Pemilik melakukan pemilihan laporan yang sesuai lalu pemilik bisa melihat hasil laporan mingguan atau bulanan.
Sequence diagram Kepala Mekanik
Drawing5.jpg
Gambar 11. Sequence diagram Kepala Mekanik
            Sequence di atas menunjukkan proses kepala mekanik untuk menunjuk mekanik melakukan service kendaraan. Dalam alurnya kepala mekanik melihat dan menanyakan keluhan service kepada pelanggan. Lalu melihat data terakhir service pelanggan dalam sistem. Kemudian kepala mekanik menjuk mekanik yang tersedia untuk melakukan service.
Sequence diagram frontdesk

Drawing4.jpg
Gambar 12. Sequence diagram frontdesk
            Sequence di atas menunjukkan proses untuk frontdesk dimana terjadi inputan laporan mengenai penjualan suku cadang dan service, lalu memunculkan laporannya. Proses disini melakukan menu input dalam aplikasi dengan memilih jenis laporan lalu melakukan input. Setelah selesai melakukan inputan data disimpan dalam database, lalu laporan ditampilkan..
Sequence diagram Pendaftaran

Drawing1.jpg











Gambar 13. Sequence Diagram Pendaftaran
Sequence di atas menunjukkan proses pendaftaran pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan ini dengan mengisi form pendaftaran secara komputasi dimana data langsung di input di komputer oleh front office. Setelah proses semua selesai diinput, pelanggan mendapat nomor antrian untuk menunggu proses service kendaraan.




Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Drawing2.jpg
Gambar 14. Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Sequence di atas menunjukkan proses Pelanggan memilih kenis service yang diinginkan. Pelanggan membuat keluhan service ke front office lalu front office melihat di sistem data jenis service yang tersedia. Setelah data tampil pelanggan memilih  jenis service lalu front office memasukan input dan mencetak nota service.
Sequence diagram suku cadang
Gambar 15. Sequence diagram suku cadang
Sequence di atas menunjukkan proses untuk pemilihan suku cadang. Pelanggan melihat suku cadang yang tersedia di sistem , lalu pelanggan memilih suku cadang yang tersedia. Setelah memilih suku cadang pelanggan melakukan transaksi lalu mendapat suku cadang.
Gambar 17. Class Diagram

Gambar diatas merupakan gambar class diagram dari system yang kami rancang.  Kami memakai 6 class dimana ada class pelanggan yang menampung data – data pelanggan ,   class  sepeda motor yang didalamnya ada data – data motor  pelanggan yang diservis, ada class transaksi yang berisikan biaya yang harus dibayarkan untuk pelayanan servis  yang diambil dari class mekanik dan class barang. Kemudian  tentu ada class mekanik dimana class ini berisi data montir di dalam bengkel ini. Ada juga class barang yang berisikan barang – barang sparepart yang dijual di bengkel ini berikut julah stok dan harganya. Selanjutnya ada class pemilik bengkel yang berisik id_pemilik dan identitasnya yang bisa melihat laporan – laporan dari bengkelnya berdasar class nota. Dan yang terakhir ada  class nota berisikan jumlah pembayaran  yang diambil dari class transaksi ,class mekanik,class sepeda motor.
Berikut  class – class dari system ini :
Class pelanggan          : Primary Key  kd_plg:char
Class sepeda_motor     : Primary Key  nopol:char
Class mekanik             : Primary Key  kd_mk:char
Class transaksi             : Primary Key  kd_nota:char
Class barang                : Primary Key  kd_brg:char
Class nota                    : Foreign Key  kd_nota:char  dari class transaksi
Class pemilik bengkel : Primary Key  id_pemilik

Kesimpulan
Menurut Fajar Nugraha Wahyu sebagai salah satu penggagas system ini, setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan sukucadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih mempermudah dan memperlancar proses transaksi. Dengan proses komputerisasi mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan serta informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat, lengkap, dan dapat meminimalisir kesalahan. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya dokumen dapat diminimalisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera terpenuhi dengan lengkap dan akurat. Efektifitas dan efisiensi dalam proses administrasi penjualan sukucadang dan servis dapat tercapai. Kehilangan data bisa dikurangi karena data tersimpan dengan baik dikomputer.

Menurut  Prasetyo sebagai salah satu penggagas system ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan suku cadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih memperlancar dan mengefisiensikan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data transaksi apabila terjadi kesalahan perhitungan. Penyimpanan data yang terbilang aman karena sudah disimpan dalam database komputer sehingga kehilangan data tidak akan terjadi.

Menurut  Amin Rois sebagai salah satu penggagas system ini, Sistem penjualan suku cadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi mempercepat proses servis dan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data transaksi biaya servis sehingga gaji antar mekanik tidak tertukar. Penyimpanan data yang terbilang aman karena disimpan didatabase yang tak mungkin tercecer berantakan dan juga disertai laporan cetak kepada pemilik bengkel.

Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI, 2007
Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Nafarin, M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta : Salemba Empat, 2007.
Munawar.   Pemodelan   Visual   Dengan   UML. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
Yuswanto.  Pemrograman Dasar Visual Basic.Net 2005. Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.

RANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKUCADANG
STUDI KASUS AHASS YANEN MOTOR RENI JAYA PAMULANG










Disusun Oleh:

Amin Rois                               (11140910000003)
Fajar Nugraha Wahyu             (11140910000013)
Prasetyo                                  (11140910000024)



Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Fakultas Sains dan Teknologi
Teknik Informatika
2016








Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas dan efisiensi yang tujuannya adalah memberikan kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi yang akurat, cepat dan tepat. Salah satunya adalah bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi yang baik sangat dibutuhkan, seperti informasi mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat menjadi kendala dalam pengembangan usaha apabila informasi tersebut tidak tertata dengan baik. Seperti yang dialami oleh bengkel Ahass Yanen Motor, dimana pengolahan informasi masih dilakukan secara manual baik suku cadang, transaksi ataupun pembuatan laporan.Kesulitan dalam mendata persediaan suku cadang yang akurat serta pembuatan laporan adalah beberapa permasalahan yang terjadi.

Oleh karena itu, maka penulis merancang sistem penjualan suku cadang dan servis pada bengkel ahass . Agar kedepannya proses servis dapat berjalan dengan baik dan efisien sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai. Dimana masalah yan sering ditemui yaitu Data persediaan suku cadang yang tidak akurat, perkiraan biaya penggantian suku cadang yang kurang jelas, tidak terdatanya pelanggan yang melakukan servis untuk dijadikan acuan berapa banyak pelanggan bengkel baik pelanggan lama maupun baru, pembuatan laporan yang kurang efektif, yang cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya, penyimpanan data yang tidak baik sehingga kerap terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam pencarian. Maka dari itu perlu dibuatnya sistem yang mampu memberikan informasi suku cadang yang akurat, memberikan perkiraan biaya suku cadang yang jelas, data pelanggan baik lama maupun baru tertata dengan baik. Pembuatan laporan yang cepat, tepat dan akurat sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan, serta membuat data yang tersimpan dengan baik dan rapi.

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi pengambilan keputusan mengenai jumlah dan karakteristik SDM yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan yang ada di organisasi atau perusahaan (Rao, P. Subba. 2010: 78). Perencanaan yang dilakukan juga harus sesuai dengan upaya pencapaian tujuan dari organisasi atau perusahaan (parmar, jai singh & Singla, Munish. 2012). Oleh karena itu, perencanaan SDM yang dilakukan pengelola Bengkel AHASS YANEN MOTOR JALAN RUKO RENI JAYA PAMULANG dengan mempertimbangkan kebutuhan personel yang harus ada. Personel yang harus ada yaitu front office yang juga sebagai kasir, kepala bengkel , manajer serta mekanik. Yang dimana kami pembuat sistem terdiri dari tiga orang yang bersama – sama membangun sistem ini dari segi front end dan back end.

            Pembuatan laporan perencanaan ini kami targetkan selesai dalam satu minggu dimulai dari tanggal 29 Desember 2015 dan akan selesai pada 5 Januari 2016.  Sedangkan untuk pembuatan sistem ini akan kami rencanakan selanjutnya yang kami perkirakan sistem ini diselesaikan dalam 3-4 bulan. Untuk lebih jelas poses pengerjaan kami, kami membuat table proses pengerjaan dibawah ini.

3. ANALISA KEBUTUHAN
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang kami bahas, maka kami membatasi ruang lingkup pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta pembuatan laporan. Maka dari itu kami hanya membahas sampai pembuatan laporan pembayaran.

Kebutuhan Fungsional
Agar sistem yang kami buat berjalan sesuai rencana dan rancangan kebutuhannya yaitu Personal Komputer (PC)  atau laptop karena agar lebih praktis dan lebih mudah diolah datanya. Kemudian koneksi internet ataupun LAN yang memungkinkan komunikasi data di dalam perusahaan bengkel ini. Sehingga tidak perlu menggunakan banyak kertas untuk menghubungkan satu actor ke actor lainnya. Untuk lebih mempermudah dalam perancangan sistem ini kami juga membutuhkan beberapa data pembayaran bengkel yang sebelumnya menggunakan manual.
  • Fungsi Login untuk hak akses pemilik bengkel , kasir hak akses ini dapat memasuki system sesuai dengan apa yang sudah didaftarkan sebelumnya
  • Fungsi pengolahan data pelanggan dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat menginput data diri pelanggan yang ingin menservis atau membeli suku cadang saja.
  • Fungsi pengolahan data mekanik dilakukan oleh kepala mekanik fungsi ini dapat memilih mekanik yang akan menangani seorang pelanggan sesuai dengan keahliannya
  • Fungsi pengolahan data stok barang dan kepegawaian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini mengatur stok barang dan data – data pegawai bengkel.
  • Fungsi pengolahan transaksi dilakukan oleh kasir sepenuhnya fungsi ini dapat mengatur aktivitas transaksi antar penggan dan bengkel dan kemudian dibuat laporannya
  • Fungsi pencarian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat dilakukan untuk mencari barang yang dipesan oleh pelanggan

Kebutuhan Non – Fungsional
            Operasional :
-          Menggunakan OS windows minimal XP
-          Menggunakan computer minimal Pentium IV
-          Kebutuhan RAM 512 MB dan harddisk 10 gb
-          Printer dan barcode scanner
Keamanan
-          Sistem ini dilengkapi database yang diamankan oleh password
-          Sebaiknya dilengkapi CCTV dibagian gudang penyimpanan suku cadang dan di depan bengkel untuk keamanan.
Waktu Respon
Kami rancang waktu respon system ini hanya 5 menit sehingga kepuasan pelanggan bisa kita capai. Waktu respon ini belum termasuk waktu menunggu antrian servis

Sistem ini dirancang untuk mengefisienkan kerja dari bengkel sehingga lebih cepat dan data – data bengkel aman dan rapi. Maka dari itu butuh input untuk memasukan data ke sistem yaitu keyboard dan mouse piranti masukkan untuk input data pelanggan atau suku cadang. Kemudian untuk input  butuh barcode scanner berfungsi menscan data – data suku cadang yang masuk dan memberikan harga kepada suku cadang itu. Agar data yang diberikan lebih transparan kepada pelanggan. Input berupa data pelanggan , data pegawai, data barang , faktur – faktur pembelian barang, kwitansi dari pihak luar, dan faktur dan order penjualan juga termasuk input didalam system ini. Di Input ini akan dibuat form pengisian untuk pendaftaran pelanggan.
Kemudian untuk piranti output yang dibutuhkan yaitu monitor untuk menampilkan data di front office / kasir dan untuk pelanggan juga agar bisa melihat rincian biaya servisnya. Dan juga yang dibutuhkan printer untuk mencetak bon / nota untuk pelanggan dan untuk mencetak data – data lainnya. Output ini berupa tanda terima pembayaran untuk pelanggan, laporan penjualan, laporan data – data bengkel baik sederhana maupun terperinci untuk berkas perusahaan.

Software yang digunakan untuk membangun sistem ini :
-          Microsoft Word 2010 Untuk menyusun laporan perancangan system.
-          Microsoft Visio 2007 untuk membuat diagram perancangan
-          Sublime Text 3 untuk koding aplikasi
-          Adobe Dreamweaver untuk mendesain tampilan system yang kami buat
-          Xampp untuk localhost pengujian karena sistem yang akan dibuat akan berbasis web
-          Browser untuk membuka web system yang kami buat.
           


Struktur organisasi








Gambar 1. Struktur Organisasi

Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi tempat yang diteliti,terdapat 4 jabatan didalamnya, antara lain : Pemilik Bengkel, front office, kepala mekanik, dan mekanik

Prosedur kegiatan yang dilakukan oleh AHASS Yanen Motor Pamulang dalam sistem penjualan dan servis yaitu:
Pelanggan membawa sepeda motor ke bengkel dan akan diterima oleh front office. Apabila pelanggan dengan sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan buku kpb kepada front office dan front office menanyakan keluhan yang dialami oleh pelanggan dan mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda motor. Apabila pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama atau diluar dari masa garansi servis maka front office langsung menanyakan dan mencatat keluhan sebagai informasi yang digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda motor.
Setelah mekanik melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang, front office akan melakukan perhitungan akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik. Selanjutnya front office akan memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayarkan, setelah pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan tanda bukti pembayaran oleh front office.

Front office akan membuat laporan harian, laporan yang dibuat akan diserahkan kepada pemilik bengkel.

a.  File Master dipegang oleh actor Frontdesk
Gambar 2. Use Case File Master

Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2) adalah tugas -tugas utama dalam aplikasi domain sistem file master, yaitu : front office dapat mengentry data motor, data sukucadang, data pelanggan, data pegawai, dan stok barang dan memberikan sparepart yang diminta oleh montir jika ada sparepart pelanggan yang harus diganti.

b. File Transaksi

Gambar 3. Use Case File Transaksi

            Berikut (lihat Gambar 3) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem file transaksi, yaitu : Kasir dapat merinci biaya servis kemudian cetak pembayaran, dan entry nota. Hasil ini merupakan output dari proses servis dimana pelanggan melakukan pembayaran dan membayar kebagiannya yaitu Kasir.

c. Staff Mekanik / Montir



Gambar 4. Use Case Staff Mekanik

Berikut (lihat Gambar 4) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem, yaitu : Staff mekanik yang berrisikan seorang kepala mekanik dan beberapa orang mekanik. Dimana Seorang kepala mekanik dapat melihat history data si pelnggan jika pelanggan itu sudah pernah servis di bengkel ini. Kepala mekanik juga bisa menunjuk mekanik mana yang akan mengani keluhan pelanggan berdasar keluhan yang dia dengarkan dari pelanggan. Lalu ada Mekanik / montir inti dari bengkel adalah seorang mekanik, dapat menangani keluhan pelanggan tadi dan bisa juga mengganti spare part yang juga menginfokan kepada pelanggan ada sparepart yang harus diganti.











c. Database
Gambar 5. Use Case Database

Berikut (lihat Gambar 5) adalah Database system berfungsi untuk menyimpan data pelnggan,barang,pegawai dan kendaraan beserta stok barang yang ada di bengkel ini. Data yang diinput front office ini langsung disimpan ke database perusahaan bengkel ini.









d.      Pelanggan Bengkel


Gambar 6. Use Case Pelanggan


Berikut (lihat Gambar 6) adalah use case pelanggan dimana pelanggan pertama daftar dahulu untuk mendapatkan antrian di front office kemudian bisa menyampaikan keluhan tentang kendaraannya, dapat meminta informasi sparepart yang akan diganti kepada front office untuk mengetahui harga dan lain - lain. . dan kemudian membayar biaya servis ke kasir.

e.       Pemilik Bengkel

Drawing8.jpg

Gambar 7. Use Case Pemilik Bengkel
Berikut (lihat Gambar 7) adalah use case pemilik bengkel yang bisa melihat berbagai laporan seperti laporan transaksi , laporan service dan laporan stok.



Gambar 7. Use case diagram yang telah disatukan

Berhubungan sesuai dengan fungsinya Use case ini belum menjelaskan lebih jelas alur dari systemini.Use case adalah bagian tingkat tinggi dari fungsionalitas yang disediakan oleh siste Dengan kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Untuk mengidentifikasi  use case dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan apa yang masing –masing actor kerjakan dalam sistem
Activity Diagram Pelayanan
Gambar 8. Diagram Use Case Extended

Activity Diagram atau diagram aktifitas adalah sebuah cara untuk memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dalam bentuk grafik (Sholiq,2006). Activity diagram digunakan untuk menggambarkan model proses bisnis secara sederhana. Diagram ini menunjukan langkah­langkah di dalam aliran kerja, titik­ titik keputusan di dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan masing­masing aktifitas, dan obyek­obyek yang digunakan dalam aliran kerja. Proses dimulai dari pelanggan yang dating dan mendaftar kemudian front desk mencatat data diri pelanggan yang mendaftar itu. Jika ada yang mendaftar maka front desk melakukan tugas itu jika bengkel sepi dan tidak ada yang mendaftar maka dia melakukan tugas lainnya yaitu menginput data barang , menginput data pegawai ( absen dan sebagainya) , menginput data kendaraan yang diservis atau telah diservis. Setelah pelanggan mendaftar maka dia akan mendapat nomor antrian. Jika dia sabar menunggu dia akan menyampaikan keluhannya kepada kepala mekanik, jika tidak maka proses selesai. Setelah kepala mekanik mendengarkan keluhan pelanggan,pertama dia mengecek apakah pelanggan ini baru atau tidak di history servis jika pelanggan lama dia melihat kebiasaan servis si pelanggan ini kemudian menunjuk montir yang biasa menangani. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru maka langsung dipilih montir yang menanagani keluhannya.    

Setelah montir mendapat kerjaan dan menangani keluhan jika ada kerusakan pada sparepart dan perlu diganti maka sparepart diganti tapi sebelumnya montir harus menginfokan kepada pelanggan apakah mau diganti atau tidak. Jika tidak ada kerusakan pada sparepart maka montir langsung mencatat hasil servisnya. Lalu pelanggan yang kendaraannya mengalami kerusakan sparepart dan harus diganti dia menanyakan ke frontdesk info harga dan lain sebagainya jika iya maka frontdesk memberikan barang yang diminta kepada montir. Maka secara otomatis data stok barang akan berkurang di database. Setelah proses servis selesai montir diharuskan mencatat hasil servisnya kemudian dilaporkan ke bagian kasir. Lalu kasir mengkalkulasi biaya servisnya mencetak nota yang akan diberikan kepada pelanggan kemudian pelanggan membayar tagihannya. Dan sampai sinilah system berakhir.

Drawing11.jpgY
 
Activity Diagram Pemilik Bengkel Drawing11.jpg
Gambar 9. Activity Diagram Pemilik Bengkel

Activity diagram bagian pemilik bengkel ini dimulai dari masuk ke database penyimpnan. Sistem selanjutnya akan memvalidasi lalu mengecek database yang diakses. Jika benar maka akan lanjut ke menu laporan dan bisa melihat laporan yang dipilih. Jika salah maka akan bali ke proses masuk database.




Use cases tersebut kemudian dijabarkan ke dalam diagram interaksi. Dalam penelitian ini, diagram interaksi yang digunakan adalah diagram sequence.
Sequence  diagram  menggambarkan  interaksi  antar  objek  di  dalam  dan  di  sekitar  sistem (termasuk pengguna,  display, dan sebagainya) berupa  message  yang digambarkan terhadap waktu. Sequence  diagram  terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek­objek yang  terkait).
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa use casedari sistem yang ada di dalam perusahaan dan digambarkan dengan sequence diagram.
Sequence diagram pemilik bengkel

Drawing7.jpg
Gambar 10. Sequence diagram pemilik bengkel
Sequence di atas menunjukkan proses untuk melihat laporan transaksi bengkel. Laporan berada dalam database dan tersimpan secara update. Pemilik melakukan pemilihan laporan yang sesuai lalu pemilik bisa melihat hasil laporan mingguan atau bulanan.
Sequence diagram Kepala Mekanik
Drawing5.jpg
Gambar 11. Sequence diagram Kepala Mekanik
            Sequence di atas menunjukkan proses kepala mekanik untuk menunjuk mekanik melakukan service kendaraan. Dalam alurnya kepala mekanik melihat dan menanyakan keluhan service kepada pelanggan. Lalu melihat data terakhir service pelanggan dalam sistem. Kemudian kepala mekanik menjuk mekanik yang tersedia untuk melakukan service.
Sequence diagram frontdesk

Drawing4.jpg
Gambar 12. Sequence diagram frontdesk
            Sequence di atas menunjukkan proses untuk frontdesk dimana terjadi inputan laporan mengenai penjualan suku cadang dan service, lalu memunculkan laporannya. Proses disini melakukan menu input dalam aplikasi dengan memilih jenis laporan lalu melakukan input. Setelah selesai melakukan inputan data disimpan dalam database, lalu laporan ditampilkan..
Sequence diagram Pendaftaran

Drawing1.jpg











Gambar 13. Sequence Diagram Pendaftaran
Sequence di atas menunjukkan proses pendaftaran pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan ini dengan mengisi form pendaftaran secara komputasi dimana data langsung di input di komputer oleh front office. Setelah proses semua selesai diinput, pelanggan mendapat nomor antrian untuk menunggu proses service kendaraan.




Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Drawing2.jpg
Gambar 14. Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Sequence di atas menunjukkan proses Pelanggan memilih kenis service yang diinginkan. Pelanggan membuat keluhan service ke front office lalu front office melihat di sistem data jenis service yang tersedia. Setelah data tampil pelanggan memilih  jenis service lalu front office memasukan input dan mencetak nota service.
Sequence diagram suku cadang
Gambar 15. Sequence diagram suku cadang
Sequence di atas menunjukkan proses untuk pemilihan suku cadang. Pelanggan melihat suku cadang yang tersedia di sistem , lalu pelanggan memilih suku cadang yang tersedia. Setelah memilih suku cadang pelanggan melakukan transaksi lalu mendapat suku cadang.
Gambar 17. Class Diagram

Gambar diatas merupakan gambar class diagram dari system yang kami rancang.  Kami memakai 6 class dimana ada class pelanggan yang menampung data – data pelanggan ,   class  sepeda motor yang didalamnya ada data – data motor  pelanggan yang diservis, ada class transaksi yang berisikan biaya yang harus dibayarkan untuk pelayanan servis  yang diambil dari class mekanik dan class barang. Kemudian  tentu ada class mekanik dimana class ini berisi data montir di dalam bengkel ini. Ada juga class barang yang berisikan barang – barang sparepart yang dijual di bengkel ini berikut julah stok dan harganya. Selanjutnya ada class pemilik bengkel yang berisik id_pemilik dan identitasnya yang bisa melihat laporan – laporan dari bengkelnya berdasar class nota. Dan yang terakhir ada  class nota berisikan jumlah pembayaran  yang diambil dari class transaksi ,class mekanik,class sepeda motor.
Berikut  class – class dari system ini :
Class pelanggan          : Primary Key  kd_plg:char
Class sepeda_motor     : Primary Key  nopol:char
Class mekanik             : Primary Key  kd_mk:char
Class transaksi             : Primary Key  kd_nota:char
Class barang                : Primary Key  kd_brg:char
Class nota                    : Foreign Key  kd_nota:char  dari class transaksi
Class pemilik bengkel : Primary Key  id_pemilik

Kesimpulan
Menurut Fajar Nugraha Wahyu sebagai salah satu penggagas system ini, setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan sukucadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih mempermudah dan memperlancar proses transaksi. Dengan proses komputerisasi mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan serta informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat, lengkap, dan dapat meminimalisir kesalahan. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya dokumen dapat diminimalisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera terpenuhi dengan lengkap dan akurat. Efektifitas dan efisiensi dalam proses administrasi penjualan sukucadang dan servis dapat tercapai. Kehilangan data bisa dikurangi karena data tersimpan dengan baik dikomputer.

Menurut  Prasetyo sebagai salah satu penggagas system ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan suku cadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih memperlancar dan mengefisiensikan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data transaksi apabila terjadi kesalahan perhitungan. Penyimpanan data yang terbilang aman karena sudah disimpan dalam database komputer sehingga kehilangan data tidak akan terjadi.

Menurut  Amin Rois sebagai salah satu penggagas system ini, Sistem penjualan suku cadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi mempercepat proses servis dan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data transaksi biaya servis sehingga gaji antar mekanik tidak tertukar. Penyimpanan data yang terbilang aman karena disimpan didatabase yang tak mungkin tercecer berantakan dan juga disertai laporan cetak kepada pemilik bengkel.

Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI, 2007
Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Nafarin, M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta : Salemba Empat, 2007.
Munawar.   Pemodelan   Visual   Dengan   UML. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
Yuswanto.  Pemrograman Dasar Visual Basic.Net 2005. Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.

0 Response to " RANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKU CADANG "

Post a Comment